如何保障OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用成功

　OA辦公系統(tǒng)作為企業(yè)級(jí)管理軟件的三大核心之一，近年來(lái)成為很多企業(yè)和組織機(jī)構(gòu)的寵兒，但OA辦公系統(tǒng)整體的應(yīng)該成功率卻一直差強(qiáng)人意，這其中既有OA辦公系統(tǒng)自身不足導(dǎo)致的原因，也有用戶(hù)組織內(nèi)部出現(xiàn)的問(wèn)題。

　　在筆者看來(lái)，當(dāng)用戶(hù)自身對(duì)OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用存在一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，并采用合理的措施來(lái)保障OA辦公系統(tǒng)落地時(shí)，OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用往往會(huì)獲得成功，當(dāng)然前提是這是一個(gè)給力的產(chǎn)品。

　　應(yīng)用好的OA辦公系統(tǒng)，首先必須是易用的。易用性高的OA辦公系統(tǒng)是被用戶(hù)廣泛應(yīng)用的必要條件，它促進(jìn)用戶(hù)快速上手，保證用戶(hù)順利使用，提升用戶(hù)的使用效果和效率。選購(gòu)了易用型OA辦公系統(tǒng)的企業(yè)可在短時(shí)間內(nèi)就應(yīng)用起來(lái)，軟件功能的閑置率相當(dāng)?shù)蜕踔翈缀鯙榱?而不易用的OA辦公系統(tǒng)卻在很多企業(yè)的推進(jìn)中被中途放棄，成了“爛尾樓”工程。

　　除了易用性，OA辦公系統(tǒng)還需要滿(mǎn)足用戶(hù)的個(gè)性化需求，這樣才能充分滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)協(xié)同辦公的應(yīng)用。靈活的技術(shù)架構(gòu)是OA系統(tǒng)成功應(yīng)用的基礎(chǔ)，在底層平臺(tái)和應(yīng)用功能趨于標(biāo)準(zhǔn)化的模式下，需要根據(jù)用戶(hù)的特點(diǎn)搭建出個(gè)性化、符合企業(yè)特點(diǎn)的OA系統(tǒng)才能用的長(zhǎng)久，

　　而目前以項(xiàng)目化、產(chǎn)品化存在的OA辦公系統(tǒng)各有優(yōu)缺點(diǎn)。項(xiàng)目化OA辦公系統(tǒng)能根據(jù)用戶(hù)需求量身定制，一次性滿(mǎn)足細(xì)節(jié)需求，但其高成本，長(zhǎng)周期，高風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)法升級(jí)，持續(xù)性服務(wù)幾無(wú)可能等弊端容易讓用戶(hù)望而卻步。產(chǎn)品化OA辦公系統(tǒng)具有可以持續(xù)升級(jí)，成熟度較高，低風(fēng)險(xiǎn)，高性?xún)r(jià)比的優(yōu)勢(shì)，但其無(wú)法一次滿(mǎn)足所有細(xì)節(jié)需求，而且產(chǎn)品化的升級(jí)節(jié)奏與用戶(hù)需求的匹配難以協(xié)調(diào)。而平臺(tái)化的OA辦公系統(tǒng)基本能滿(mǎn)足用戶(hù)全部需求，性?xún)r(jià)比高，而且低風(fēng)險(xiǎn)，成熟度高，實(shí)施周期短，這對(duì)用戶(hù)成功應(yīng)用來(lái)說(shuō)，是非常有力的保障。

　　從目前的OA辦公系統(tǒng)市場(chǎng)來(lái)看，易用性突出，且能充分滿(mǎn)足用戶(hù)個(gè)性化需求的OA辦公系統(tǒng)往往有著不錯(cuò)的應(yīng)用成功率。以應(yīng)用成功率達(dá)到100%的萬(wàn)戶(hù)ezOFFICE為例：萬(wàn)戶(hù)在研發(fā)OA辦公系統(tǒng)之初，就堅(jiān)定地認(rèn)為，易用性是幫助客戶(hù)成功的首要因素，并從大量客戶(hù)案例中總結(jié)寶貴經(jīng)驗(yàn)，然后從細(xì)節(jié)不斷完善產(chǎn)品的應(yīng)用體驗(yàn)，這也是其獲得“協(xié)同軟件應(yīng)用成功率第一”的基本保證。

　　而在產(chǎn)品規(guī)劃中，萬(wàn)戶(hù)ezOFFICE部署了大量的自定義工具，包括圖形化工作流自定義、數(shù)據(jù)庫(kù)自定義、界面自定義、菜單自定義，以及大量的設(shè)置和開(kāi)關(guān)，如權(quán)限、角色、崗位、群組、組織等的設(shè)置。通過(guò)這些功能或工具，讓用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的控制力大大加強(qiáng)，在日常的使用中不再過(guò)分依賴(lài)軟件開(kāi)發(fā)商，讓軟件系統(tǒng)為用戶(hù)真正創(chuàng)造更多價(jià)值。

　　當(dāng)引進(jìn)一個(gè)給力的OA辦公系統(tǒng)之后，用戶(hù)就需要打造一個(gè)應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)的良好環(huán)境。事實(shí)上，信息化建設(shè)是一場(chǎng)組織管理模式和工作習(xí)慣的全員革命，因此OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用是一把手工程，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)身先士卒，起到表率作用。此外，對(duì)于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，很多企業(yè)員工在一開(kāi)始都有不同程度的抵觸心理，這個(gè)一方面可以通過(guò)培訓(xùn)、宣傳等方式抵消一部分抵觸情緒，另一方面可以建立一套合理的獎(jiǎng)懲制度來(lái)推進(jìn)實(shí)施。最后，在OA辦公系統(tǒng)成功上線(xiàn)之后，可以適當(dāng)借助OA廠(chǎng)商的軟件服務(wù)，但用戶(hù)的系統(tǒng)管理員也應(yīng)承擔(dān)更多責(zé)任，要能夠熟練掌握OA系統(tǒng)的使用以及維護(hù)系統(tǒng)的能力，系統(tǒng)管理員的責(zé)任心以及技術(shù)水平與今后協(xié)同辦公軟件的使用情況有直接關(guān)系，而各個(gè)部門(mén)的應(yīng)用管理員，也要有深化應(yīng)用系統(tǒng)功能模塊的能力。

　　當(dāng)以上這些都做到之后，用戶(hù)借助OA辦公系統(tǒng)來(lái)搭建一個(gè)高效的協(xié)同平臺(tái)將成為一件極容易的事情，OA辦公系統(tǒng)的成功應(yīng)用也指日可待。

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